BRP-Straat als 1 loket: een opmerkelijk succesverhaal van gemeente Westerwolde
In het hart van de Groningse gemeente Westerwolde hebben Monique Elling en Marcel Jansen een innovatieve revolutie ontketend met de oprichting van de BRP-Straat. Een project dat begon als een antwoord op de uitdagingen rondom het inschrijven van asielzoekers, groeide uit tot een landelijk voorbeeld van efficiëntie en samenwerking tussen verschillende gemeenten en ketenpartners. Lees in dit artikel hoe Monique en Marcel vele uitdagingen tackelden en met trots terugblikken op een succesvol project dat nog steeds in ontwikkeling is.
Het ontstaan van de BRP-Straat
Het initiatief kreeg vorm toen Marcel Jansen, adviseur burgerzaken, werd benaderd door het COA met een prangende vraag: waarom duurt het zo lang voordat asielzoekers een burgerservicenummer krijgen? Monique vertelt: “Vroeger begon dit traject bij burgerzaken in het gemeentehuis. De baliemedewerkers daar zijn de hele dag bezig met zaken zoals paspoorten en rijbewijzen en dan staat er ineens een asielzoeker voor je neus. Taal is dan een barrière en het verzamelen van de juiste informatie kost veel tijd. Dat maakte het proces heel lastig. Vervolgens moesten asielzoekers bij verschillende organisaties zijn om de hele procedure rond te krijgen. Dat was enorm rommelig en inefficiënt."
Gemeente Westerwolde werd gezien als de juiste locatie voor dit project, omdat alle ketenpartners hier bij elkaar zitten op het aanmeldcentrum. Monique werkte toentertijd parttime en is extra dagen gaan werken om dit project te trekken. Met een projectteam van in totaal 3 medewerkers zijn Monique en Marcel aan de slag gegaan.
Een succesvol project
Het project begon met vele gesprekken en brainstormsessies over de uitdagingen waar ze voor stonden. Om een procedure voor asielzoekers te starten zijn bijvoorbeeld gegevens nodig, maar de gemeente heeft geen toegang tot het systeem van IND. Hoe kom je dan aan de juiste gegevens? Monique: “Er is toen een afdeling opgezet om de dossiers op te maken voor de BRP-straat. Op die manier hebben we probleem voor probleem opgelost en uiteindelijk een ‘straat’ opgericht waar asielzoekers op één plek geholpen konden worden.”
De BRP-Straat (BRP staat voor ‘basisregistratie personen’) bestaat uit drie verschillende loketten van verschillende instanties. De asielzoeker krijgt van de IND zijn positieve beschikking uitgereikt en gaat daarna direct naar het naastgelegen loket voor zijn Burgerservicenummer. Tenslotte hoort hij bij het loket van het COA naar welke AZC hij gaat. Tijdens de pilot in 2014 werkte dit direct hartstikke goed. Een jaar later stond de asielketen voor een nieuwe uitdaging: de hoge instroom van asielzoekers uit Syrië. Op de piekmomenten ging het om zo’n 750 man per dag; meer dan 5000 per week. Het was hectisch, maar met een tijdelijke opschaling van personeel werkte de loket-gedachte nog steeds prima.
Een proces van trial en error
Volgens Marcel zaten er ontzettend veel uitdagingen in dit project: “De eerste uitdaging was om alle losse partijen met elkaar te laten communiceren en samenwerken. Daarvoor moesten we onszelf zichtbaar maken binnen de keten. Een andere uitdaging was het verwerken van gegevens. Elke instantie verwerkt gegevens namelijk op een andere manier. Bij de gemeente zijn we gewend om door te vragen. Wij vragen bijvoorbeeld niet alleen of iemand getrouwd is, maar met wie dan, sinds wanneer en of iemand ooit eerder getrouwd is geweest. Omdat we afhankelijk zijn van elkaars gegevens, was het noodzakelijk dat we van elkaar begrepen wat er precies nodig was.”
Monique vult aan: “Het is voor ons ontzettend belangrijk dat het verzamelen van gegevens goed gaat, want het herstellen en aanpassen van dossiers kost anders enorm veel tijd. We hebben dus hoog ingezet op kwaliteit. Een ander belangrijk aandachtspunt was het versimpelen van processen. Bij alles wat we deden stelden we onszelf constant de vraag: kunnen we dit nog gemakkelijker en logischer maken?”
De sleutel tot succes
“De kracht van het hele project is dat het vanaf de werkvloer is opgebouwd”, stelt Marcel vast. “Het was echt een proces van trial en error. We zijn het gewoon gaan doen en constant blijven optimaliseren. Dat werkt het beste. Dit hebben we ook uitgedragen naar de andere 5 BRP-Straten. Als iemand een kans ziet om te verbeteren, dan moeten we die met beide handen aangrijpen. De communicatie tussen alle partijen is de sleutel geweest tot het succes. De samenwerking opzoeken en zorgen dat de lijntjes kort blijven: dat maakt het werkbaar.”
Van lokale pioniers naar nationaal voorbeeld
In 2017 is de pilot afgerond. De BRP-Straat werd definitief én een perfect voorbeeld van effectieve samenwerking tussen gemeenten en ketenpartners. Inmiddels zijn er vijf operationele BRP-Straten in Nederland, die allemaal de werkwijze van Monique en Marcel toepassen. “Iedereen profiteert van de BRP-Straten”, vertelt Monique. “Het doel was om de doorstroom van asielzoekers te versnellen en dat is ons gelukt. Op deze manier nemen we allerlei taken weg bij de gemeenten. Dat alle expertises nu op één plek zitten, levert flink wat tijdwinst op. Het gestroomlijnde proces verwerkt nu zo’n 1000 inschrijvingen per week.”
Westerwolde fungeert nu niet alleen als voorbeeld voor andere gemeenten, maar ook als opleidingsgemeente. “Daar ben ik echt trots op”, zegt Marcel enthousiast. “Ik kom regelmatig mensen tegen die bij ons zijn opgeleid en nu mooie functies hebben binnen andere gemeenten. Veel mensen zijn geïnteresseerd in onze aanpak. We worden zelfs gevraagd om mee te denken over wetswijzigingen in Den Haag. Zo komen we op plaatsen waar je anders niet zo snel komt. Dat maakt het heel bijzonder om mee te mogen werken aan dit project.”
Trots en toekomstplannen
Wat Monique en Marcel het meest trots maakt, is de betrokkenheid en toewijding van het team. Het project begon met slechts drie personen en groeide uit tot een team van zo'n 80 mensen die dagelijks werken aan een efficiënt inschrijvingsproces voor asielzoekers. Ook degenen die in het begin betrokken zijn geweest bij het project, voelen zich nog steeds onderdeel van het hechte team.
Voor de toekomst staan continue doorontwikkeling en kwaliteitsslagen centraal. Marcel en Monique benadrukken het belang van een landelijk coördinatiepunt voor de BRP-Straten. Ook zijn ze bezig met het opzetten van meer communicatiemiddelen en een centrale opleiding voor (nieuwe) medewerkers.
Dit krachtige verhaal van de BRP-Straat in Westerwolde illustreert dat ware innovatie begint met lokale pioniers die, door middel van toewijding en samenwerking, een nationale impact kunnen hebben op cruciale maatschappelijke processen. Chapeau voor het team van Monique en Marcel!
