Krijg je een baby in het ziekenhuis van de gemeente Almelo? Dan hoef je niet persé meer naar het gemeentehuis. De verpleegkundige komt bij je met een ipad waarop jij als ouder - met een pen –elektronisch je handtekening onder de aangifte zet. “Het ziekenhuis van Almelo heeft een regiofunctie, dus voor mensen die hier niet vandaan komen, is het heel prettig dat ze niet meer naar ons gemeentehuis hoeven voor de aangifte.” We spreken Evelien Rijswijk-Hendriks, manager Burgerzaken en Ontvangst van de gemeente Almelo.
Digitaal tenzij
Evelien: “We hebben bij de gemeente Almelo het principe ‘digitaal tenzij…’. Dat betekent: wil je iets digitaal regelen? Dan maken we dit mogelijk zover dat wettelijk kan. Wil je of kan je dat niet? Dan ben je van harte welkom bij het gemeentehuis. En dat blijft ook zo. We willen met deze ontwikkeling aansluiten bij de maatschappij en mee met de tijd gaan. Maar we blijven beschikbaar voor de mensen die langs willen komen.”
Voor de meeste zaken hoef je niet meer langs te komen
Naast de geboorteaangifte, kun je bij de gemeente Almelo ook je verhuizing digitaal doorgeven, uittreksels aanvragen, je huwelijk plannen, naamgebruik regelen, reisdocumenten aanvragen en kunnen begrafenisondernemers digitaal een overlijden aangeven. Evelien: “Voor de meeste diensten hoef je niet meer naar het gemeentehuis en voor andere diensten, zoals het aanvragen van reisdocumenten, verloopt je afspraak vlotter omdat je thuis al hebt betaald.”
Evelien: “Wat een leuk effect is, is dat kinderen vanaf 14 jaar nu vaker alleen – heel trots - hun reisdocument kunnen aanvragen. Die is thuis namelijk al betaald dus je hoeft je kind niet met veel geld of een pinpas op pad te sturen.”
Meer ruimte voor de uitzonderingen
“Onze digitale processen zijn nu ingericht op de 80 à 90 % van de mensen waar niks bijzonders mee is, de standaard,” aldus Evelien, “Iedereen die bijvoorbeeld zijn pasgeboren kind van een voor- en achternaam voorziet, kan de aangifte volledig digitaal doen. Maar sommige culturen werken met namenreeksen. Daarbij bestaat de achternaam van het kind, uit de voornamen van vader en opa. In Nederland is dit niet toegestaan en kan dit voor problemen zorgen. Mensen die een namenreeks willen gebruiken, kunnen digitaal niet verder, we ontvangen hen graag in het gemeentehuis zodat we hier de juiste informatie over kunnen geven.”
“De vraag die we ons steeds stellen is hoe we een klant zo snel en goed mogelijk kunnen helpen aan het gewenste product binnen de wettelijke mogelijkheden en met een goede kwaliteit.”
Durf minder te controleren
“Vaak doen we wat we doen omdat we dat zo geleerd hebben,” vertelt Evelien, “Nu onderzoeken we dat opnieuw, vanaf de basis. We kijken naar de wet: waar moeten we minimaal aan voldoen en wat is handig voor mijn klant? Ik ben heel trots op ons team omdat ze kritisch durven te kijken naar hun eigen processen. Waarom moeten we iets een paar keer controleren bijvoorbeeld? Controleren is goed want mensen maken fouten, maar durf de overbodige controles los te laten. “
Bij de vraag naar een tip voor andere gemeenten, is dit het dan ook: “Durf kritisch te kijken naar je processen en herinner jezelf eraan: voor wie doe ik het? Het is durven en doen.”
Naast de geboorteaangifte, kun je bij de gemeente Almelo ook je verhuizing digitaal doorgeven, uittreksels aanvragen, je huwelijk plannen, naamgebruik regelen, reisdocumenten aanvragen en kunnen begrafenisondernemers digitaal een overlijden aangeven. Evelien: “Voor de meeste diensten hoef je niet meer naar het gemeentehuis en voor andere diensten, zoals het aanvragen van reisdocumenten, verloopt je afspraak vlotter omdat je thuis al hebt betaald.”
Evelien: “Wat een leuk effect is, is dat kinderen vanaf 14 jaar nu vaker alleen – heel trots - hun reisdocument kunnen aanvragen. Die is thuis namelijk al betaald dus je hoeft je kind niet met veel geld of een pinpas op pad te sturen.”
